1. Descrição dos campos

• Número do documento
  
  
  • Coluna destinada ao número da factura. Os valores possíveis nesta coluna são os números sequenciais das facturas ( Ex: 1900) ou a série mais o número sequencial (Ex: FT00004191900). 
    
    
• Série do documento
  
  
  • Coluna destinada a série atribuída pela direcção dos impostos para o tipo de documento em causa. (Ex: FT0000419).
    
    
• Data emissão do documento
   
  • Coluna destinada a data de emissão do documento. Note que o formato deverá ser dd/MM/yyyy (dia/mês/ano).
• NIF do contribuinte
  
  
  • Coluna (Não Obrigatória) destinada ao NIF do consumidor. Caso o consumidor tenha fornecido o seu NIF no acto da compra, o NIF deverá ser comunicado. Para compras de consumidor final que não tenham comunicado o NIF o campo deverá ser comunicado com o valor 999999999.  
    
    
  • Para casos de empresas como consumidor, torna-se obrigatório a sua inclusão;
    
    
  • Nota: NIF estrangeiro não é permitido.
    
    
• Total valor do item 
  
  
  • Campo destinado ao valor total do item (Valor tributável da prestação de serviços ou da transmissão de bens) NÃO incluído imposto.  O valor deverá vir no formato definido sendo a máscara a seguinte (Ex: 20000.500000) para o valor (Vinte mil e cinquenta cêntimos). Note que o campo possui 6 casas decimais.
    
    
• Taxa do imposto aplicada ao item
  
  
  • Campo destinado a taxas de imposto. Vendas isentas de imposto o campo deverá vir a zero (0), não devendo incluir o símbolo de %. 
    
    
• Código da Sujeição e de Isenção
  
  
  • Coluna destinada ao código da Sujeição e de Isenção. Tabela abaixo

Tabela de código para Sujeição e de Isenção

2. Quantidade Item

• 
  
  • Coluna (Não Obrigatória) destinada a quantidade de Itens da linha. 
    
    
• Descrição do Item
  
  
  • Coluna  (Não Obrigatória) destinada descrição do item da linha.
    
    
• Número do documento de origem
  
  
  • Coluna destinada ao número de documento de origem. Neste caso, o campo deve conter o número do documento de origem (Factura). Este número deverá ser completo com a série do documento em causa. Ex (FT0001219000003), sendo a série da fatura anteriormente emitida (FT0001219) e o número sequencial do documento (000003). Este campo só é preenchido para o caso da comunicação da nota de credito ou debito.

• Data de emissão do documento de origem
  
  
  • Campo destinado à data da emissão da fatura que deu origem a nota de credito ou debito. Formato dd/MM/yyyy (dia/mês/ano). Este campo só é preenchido para o caso da comunicação da nota de credito ou debito.
    
    
• Tipo do documento de origem (sigla)
  
  
  • Campo destinado a sigla do tipo de documento de origem. Ex: FT. Este campo só é preenchido para o caso da comunicação da nota de credito ou debito.

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2. Linha das colunas destinada aos dados dos documentos. 

As colunas A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K e L, são as colunas a serem preenchidas com os dados dos documentos. Quaisquer informações colocadas nas outras colunas, obrigará a refeição do ficheiro por parte do sistema. 

A1 - Linha obrigatória em todos os documentos enviados. As colunas e os nomes das colunas devem também constar obrigatoriamente mesmo quando os dados das colunas não existirem. 
Nota: A linha número 1 é exclusivamente destinada ao cabeçalho do documento. 

O preenchimento dos dados nas colunas devem cumprir a ordem de sequência.

A2 e A3 - A linha 2 e 3 representam dados da mesma factura sendo que os dados são iguais das colunas A a D, diferenciando apenas a partir da coluna E.

Estes casos se aplicam as facturas que possui a venda de um bem e um serviço. Como pode ver, o documento em causa a primeira linha da fatura número 1 a taxa aplicada ao item é de 0% e a segunda linha da fatura número 1 a taxa aplicada ao item é de 5%.

Para o caso das empresas que possuem um software que não exporte os ficheiros de forma resumida, poderá enviar itens por itens repetindo as informações das colunas A a D e detalhando os dados dos itens da factura nas colunas E,F,G,H e I. 

Nota: As informações devem vir conforme os exemplos. Um erro comum são os contribuintes na coluna tax_aplicavel_itens em vez de colocarem 5, colocam 5%. 

D2 - Campo com dados 999999999 representa um documento emitido a um consumidor final que não forneceu seu NIF.

F2 e F3- Campo representando taxas aplicadas ao items vendidos. Neste caso taxa de 0% e 5% 

G2 - Campo representa uma prestação de serviço em que o consumidor não está isento de imposto. 

G4 - Campo que representa uma prestação de serviço em que o consumidor está isento de imposto.

A5 - Comunicação dos dados de uma nota de crédito. A alínea em causa espelha uma nota de crédito  (NC) 

J5 - Campo que representa o número da factura que deu origem a nota de crédito. Note que o número em causa é o número completo sendo a Série do documento mais o número sequencial. 
Nota: Para caso de comunicação das notas de credito ou debito, os campos J,K,L são de preenchimento obrigatório.